Mẫu phiếu giao hàng là một trong các phiếu biên nhận mà nhiều công ty cần có. Đây là một văn bản xác nhận thông tin về vấn đề giao dịch hàng hóa mà công ty và đối tác thực hiện. Hãy cùng In ấn Phúc Chung Gia tìm hiểu các mẫu phiếu giao nhận hàng hóa phổ biến nhất hiện nay nhé!

Phiếu giao hàng là gì?

Các mẫu phiếu giao hàng được xem như một bản xác nhận, một loại văn bản ghi nhận quá trình giao dịch. Chúng có thể xem là một hợp đồng ghi lại những hàng hóa, dịch vụ đã hoàn thành, giúp cho công ty và đối tác xác thực thông tin.

Phiếu giao hàng được xem là một biên bản xác nhận

Mẫu giấy giao hàng sẽ do bên bán chuẩn bị. Bên nhận sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra số lượng, đối chiếu so với số lượng thực tế. Nếu trùng khớp và đạt yêu cầu thì bên nhận có trách nhiệm ký xác nhận và thanh toán.

Ý nghĩa của mẫu biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho

Vậy tác dụng và mục đích của mẫu phiếu giao hàng là gì? Chúng có ý nghĩa gì đối với công ty, doanh nghiệp và đối tác? Có thể tóm tắt mục đích lập nên phiếu mua hàng ngay ở dưới đây:

• Thể hiện tính chuyên nghiệp và chu đáo của doanh nghiệp.
• Thể hiện rõ được những nội dung của đơn hàng. Tóm tắt những thông tin cơ bản về hàng hóa, tình trạng và số lượng.
• Hỗ trợ việc kiểm kê số lượng, giúp minh bạch trong quy trình.
• Hạn chế các sai sót không đáng có.
• Dễ dàng trong việc quản lý hàng trao đổi.
• Làm căn cứ khi xảy ra tranh chấp.

Bạn có thể hiểu đây là loại phiếu mà bên bán cung cấp cho bên mua. Chúng sẽ thể hiện tổng quan về tình hình đơn hàng giữa hai bên. Thông thường mẫu biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho sẽ gồm 2 liên. Một liên giao cho người nhận và một liên sẽ được người bán giữ lại. Đây sẽ là căn cứ để đối chiếu nếu như đơn hàng sau đó gặp vấn đề.

Mẫu phiếu giao hàng giúp minh bạch trong quá trình giao dịch

Người nhận cần phải kiểm tra đầy đủ hàng hóa trước khi tiến hành xác nhận và thanh toán. Nếu tình trạng như yêu cầu thì có thể thanh toán hay ký nhận. Nếu không như thỏa thuận thì bạn có thể từ chối thanh toán và hoàn trả đơn hàng.

Với một vài trường hợp, bạn cần chuẩn bị thêm những hóa đơn VAT, giấy bảo hành (nếu có),… nhằm cung cấp cho khách hàng

Thông tin cần có trên mẫu phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng của doanh nghiệp cần thể hiện rõ những thông tin liên quan đến đơn hàng. Những thông tin cơ bản đó là:

• Thông tin về bên cung cấp hàng hóa và dịch vụ: Tên, địa chỉ và phương thức liên lạc.
• Thông tin về bên nhận: Họ tên của người nhận, số điện thoại, tên doanh nghiệp.
• Chi tiết về sản phẩm và dịch vụ: Mã giao dịch đơn hàng, danh sách tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, ngày giao dịch, tổng chi phí,…
• Ghi chú về đơn hàng (Nếu có).
• Xác nhận phiếu giao hàng: Chữ ký của người nhận, chữ ký của người lập phiếu.

Phiếu mua hàng được sử dụng như thế nào?

Phiếu giao hàng thường đi kèm khi giao hàng

Cách thức doanh nghiệp sử dụng mẫu phiếu giao hàng kiêm xuất kho:

• Lên danh sách hàng hóa cùng với số lượng theo thỏa thuận.
• Khi hàng hóa được chuẩn bị, hãy kiểm tra đủ số lượng và tình trạng của sản phẩm.
• Xác nhận xuất kho và giao cho đơn vị vận chuyển.
• Vận chuyển hàng hóa đến bên mua.
• Bên mua có trách nhiệm rà soát lại kỹ lưỡng theo phiếu giao hàng.
• Nếu thông tin chính xác, ký xác nhận và chấp hành đề nghị thanh toán đơn hàng.

Nếu đơn hàng đã được thanh toán trước khi giao hàng, bên mua có trách nhiệm thông báo lại với bên bán để xử lý tình trạng đơn hàng. Tránh trường hợp xảy ra mâu thuẫn và gây chậm trễ tiến độ xử lý. Các giấy tờ, biên bản kèm theo thì bên bán cần cung cấp đủ theo đơn hàng của bên người mua.

Mẫu phiếu giao nhận hàng hóa sử dụng nhiều nhất 

Dưới đây là mẫu phiếu giao hàng được người bán sử dụng phổ biến nhất. Bạn đọc có thể tham khảo để dễ dàng lập phiếu giao hàng cho doanh nghiệp, shop của mình.

Mẫu phiếu giao hàng kiêm xuất kho

Mẫu phiếu giao hàng đơn giản

Mẫu phiếu giao hàng thông dụng nhất hiện nay

Hy vọng, với các chia sẻ vừa rồi của chúng tôi. Bạn đọc đã hiểu rõ hơn về mục đích cũng như những mẫu phiếu giao hàng. Bạn có thể tham khảo phiếu giao hàng mà In ấn Phúc Chung Gia chia sẻ. Từ đó dễ dàng lập phiếu phù hợp với tình hình doanh nghiệp của mình.