Hầu hết nhiều doanh nghiệp đều sở hữu hệ thống tài liệu mang thương hiệu riêng của mình. Tuy nhiên, liệu chủ doanh nghiệp có thực sự hiểu hết về ý nghĩa và vai trò quan trọng của những tài liệu này đối với sự phát triển của thương hiệu? Chính vì vậy, trong bài viết này, In ấn Phúc Chung Gia sẽ đề cập đến tất cả các lợi ích của việc in ấn phẩm văn phòng nhận diện thương hiệu và cung cấp hướng dẫn về quy trình để có được những tài liệu in ấn ưng ý.

Định nghĩa in ấn phẩm văn phòng là gì?

In ấn phẩm văn phòng là quá trình sản xuất những loại tài liệu và ấn phẩm liên quan tới văn phòng, thường được sử dụng trong môi trường công ty hay doanh nghiệp. Những ấn phẩm này có thể bao gồm những loại tài liệu như in danh thiếp, in bao thư, in tiêu đề thư, in giấy thư, in phong bì, in bìa hồ sơ, in form tờ khai, báo cáo, biểu mẫu, hợp đồng, in brochure, in catalog sản phẩm, leaflet, và nhiều hình thức tài liệu khác.

In ấn phẩm văn phòng là sản xuất tài liệu và ấn phẩm liên quan tới văn phòng

In ấn phẩm văn phòng được thực hiện để phục vụ những mục đích như truyền thông thông tin, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ, quảng bá thương hiệu doanh nghiệp, giao tiếp nội bộ và ngoại bộ, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty. Chất lượng và thiết kế của những ấn phẩm văn phòng cũng đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo ấn tượng và gắn kết đối tác, khách hàng và nhân viên với thương hiệu của doanh nghiệp.

Bộ ấn phẩm văn phòng đầy đủ sẽ bao gồm các sản phẩm như:

• Danh thiếp
• Bao thư, phong bì (to, nhỏ)
• Tiêu đề thư
• Các loại hóa đơn 
• Thẻ nhân viên
• Giấy mời
• Thiệp chúc mừng
• Template PowerPoint, bìa đĩa, nhãn đĩa CD, DVD,... 
• Hồ sơ lưu trữ
• Folder
• Mẫu sổ công tác…

Tùy vào nhu cầu sử dụng mà mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn các ấn phẩm phù hợp với nhu cầu để in ấn và sử dụng. Không nhất thiết phải chọn in trọn bộ ấn phẩm văn phòng đầy đủ.

Báo giá tự động cho việc in ấn phẩm văn phòng

Việc sử dụng báo giá tự động cho việc in ấn phẩm văn phòng mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và tổ chức.

Tiết kiệm thời gian

Báo giá tự động giúp tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc thực hiện báo giá thủ công. Quá trình này có thể được thực hiện trong vài giây, giúp khách hàng nhận được báo giá ngay lập tức mà không cần phải chờ đợi.

Báo giá tự động giúp tiết kiệm thời gian

Chính xác và tránh lỗi

Hệ thống tự động sẽ giảm nguy cơ phát sinh lỗi hơn so với quá trình làm bằng tay, vì nó tính toán dựa trên dữ liệu đã nhập và quy tắc đã định trước nên khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm.

Dễ dàng cập nhật

Khi có thay đổi về giá cả, chính sách, hoặc các yếu tố khác, hệ thống tự động giúp dễ dàng cập nhật thông tin mà không cần sự can thiệp nhiều từ người quản lý. Do đó khách hàng sẽ được cập nhật những chính sách giá một cách nhanh và chính xác nhất.

Tại sao công ty cần in ấn phẩm văn phòng?

Tạo điểm nhấn riêng với đối tác và khách hàng: In ấn phẩm văn phòng giúp cho công ty, doanh nghiệp tạo ra sự tương tác và giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng và đối tác. Các tài liệu chuyên nghiệp và độc đáo như brochure, danh thiếp hay báo cáo giúp tạo ấn tượng mạnh và tăng cường được sự nhận diện thương hiệu.

Xây dựng thương hiệu doanh nghiệp dễ dàng hơn: Ấn phẩm văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng và tăng cường độ nhận diện thương hiệu. Bằng cách sử dụng những tài liệu được thiết kế chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể truyền tải thông điệp thương hiệu một cách rõ ràng và tạo được sự kết nối với khách hàng.

In ấn phẩm văn phòng giúp tăng độ nhận diện thương hiệu

Quảng bá cho công ty, doanh nghiệp: In ấn phẩm văn phòng được sử dụng như một công cụ để quảng cáo và tiếp thị hiệu quả. Từ việc phân phối tờ rơi, brochure tới gửi thư từ hay thẻ nhân viên, công ty có thể truyền đạt thông tin về sản phẩm, dịch vụ hay giá trị cốt lõi của mình đến đối tượng mục tiêu.

Nâng cao giá trị của thương hiệu và thể hiện sự chuyên nghiệp: Ấn phẩm văn phòng nếu được thiết kế và in ấn chuyên nghiệp sẽ giúp nâng cao giá trị thương hiệu. Đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của công ty và doanh nghiệp. Sự chăm chỉ và tinh tế trong việc sử dụng các ấn phẩm văn phòng cho thấy sự quan tâm đến từng chi tiết và chất lượng, góp phần tạo dựng hình ảnh đáng tin cậy và chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

Tổng quan, in ấn phẩm văn phòng chuyên nghiệp không chỉ là một phần rất quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu và tạo dựng sự tin cậy, mà còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình tiếp cận các khách hàng và tiếp thị sản phẩm của công ty.

In ấn phẩm văn phòng cần gì?

Khi thiết kế, in ấn phẩm văn phòng giá rẻ, quý khách hàng và đơn vị sản xuất cần lưu ý một số các yếu tố dưới đây để sản phẩm tạo ra đạt chất lượng tốt nhất:

Sử dụng font chữ phù hợp

Font chữ sử dụng cần đồng bộ trên tất cả những ấn phẩm văn phòng. Mỗi sản phẩm không nên dùng quá 3 font chữ khác nhau nhằm tránh gây rối mắt cho khách hàng khi nhìn vào.

Sử dụng màu sắc đồng bộ

Tương tự với font chữ, màu sắc sử dụng để in ấn phẩm văn phòng cũng cần được đồng bộ trên tất cả những sản phẩm. Điều này tạo sự thống nhất và nâng cao được khả năng nhận diện cho thương hiệu.

Hình ảnh minh họa

Thông thường hình minh họa cho những ấn phẩm văn phòng sẽ là logo của công ty, doanh nghiệp. Khi các hình ảnh này trở nên phổ biến, thương hiệu sẽ được nhận điện và biết tới nhiều hơn.

Hình ảnh minh họa ấn phẩm văn phòng

Bố cục khoa học và hợp lý

Khi thiết kế và in ấn phẩm văn phòng, cần phải chú trọng đến bố cục của các ấn phẩm, thông tin in ở trên sản phẩm để mang lại sự hài hòa và dễ chịu khi nhìn vào.

Kích thước chi tiết in ấn phẩm văn phòng

Khi in ấn phẩm cho văn phòng thì kích thước của sản phẩm đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Khách hàng nên in ấn kích thước của sản phẩm thích hợp với nhu cầu và mục đích nhằm mang lại hiệu quả sử dụng tốt nhất.

Khi thiết kế ấn phẩm, khách hàng nên liên hệ In ấn Phúc Chung Gia để nhận được tư vấn miễn phí những kích thước in ấn phẩm phù hợp với yêu cầu. Tuy nhiên, khách hàng có thể tham khảo kích thước chuẩn của các sản phẩm trong in ấn phẩm văn phòng hiện nay được quy chuẩn sau đây:

Name Card

Kích thước tiêu chuẩn: 9 x 5.4cm.

Bao thư

Có 3 kích thước phổ biến nhất là:

• Bao thư A4 kích thước là 25 x 35cm
• Bao thư A5 kích thước là 16 x 23cm
• Bao thư A6 kích thước là 12 x 22cm

Folder

Quy cách chuẩn khi in ấn folder là 22 ×31cm.

Giấy tiêu đề

Kích thước chuẩn A4: 21 × 29.7cm.

Lịch để bàn

Kích thước chuẩn là 18 x 23cm, 13 tờ (26 trang).

Sổ tay

Kích thước chuẩn là 10 x 15cm và 15 x 21cm.

Các phương pháp in ấn phẩm văn phòng và chọn phương pháp in phù hợp

In nhanh

In nhanh là cách in lấy ngay trong thời gian nhanh nhất trong ngày. Quý khách cần một bộ namecard để giao dịch trong đợt công tác. Hoặc có khi muốn mới lạ một chút về lựa chọn kiểu giấy tùy thích, có thể bo góc, cán màng hay không. Giá thành cho in nhanh cao hơn so với giá in Offset bằng máy công nghiệp. In nhanh là khi file thiết kế đã có sẵn hay thiết kế đơn giản mới đáp ứng thời gian.

In Offset

In Offset thời gian nhận hàng là khoảng hai ngày. Thời gian được tính từ khi bắt đầu nhận file hoặc khi Quý khách hàng duyệt file lần cuối. Ưu điểm khi in offset là giá thành rẻ, chất lượng tốt. Nhu cầu sử dụng nhiều mà muốn giảm chi phí thì lựa chọn in Offset là thỏa đáng. Vì in ghép nhiều sản phẩm chung một đợt để giảm giá thành, nên màu sắc có thể chênh lệch đôi chút giữa các lần in (5 – 10%). Mẫu giấy có chung quy cách về kiểu giấy và kích thước.

Một số mẫu thiết kế ấn phẩm văn phòng cho các ngành nghề

Bộ ấn phẩm văn phòng với gam màu cam ấn tượng

Bộ ấn phẩm văn phòng phong cách trang nhã

Bộ ấn phẩm văn phòng ấn tượng

Bộ ấn phẩm văn phòng mang trong cách sang trọng

Lý do nên chọn dịch vụ in ấn Phúc Chung Gia?

In ấn Phúc Chung Gia là đơn vị in ấn phẩm văn phòng giá rẻ và uy tín, chúng tôi luôn cam kết mang đến cho công ty và doanh nghiệp của bạn sự chỉnh chu, chuyên nghiệp và thu hút khách hàng. Đồng thời giá thiết kế ấn phẩm văn phòng tại Phúc Chung Gia cũng cạnh tranh nhất thị trường.

• Dịch vụ in namecard tại In ấn Phúc Chung Gia sẽ tạo ra những namecard đẹp mắt, thể hiện được sự chuyên nghiệp của công ty và thu hút sự chú ý, đánh giá tốt từ phía khách hàng.
• Chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ in bao thư và phong bì chất lượng, giúp bảo vệ thông tin thư và tạo được ấn tượng chuyên nghiệp cho doanh nghiệp khi gửi thư đến đối tác và khách hàng.
• Bên cạnh đó, chúng tôi còn in sổ tay để cho nhân viên có bộ nhận diện văn phòng thống nhất khi gặp gỡ khách hàng và sử dụng.
• Việc in hóa đơn, phiếu thu chi và phiếu xuất nhập kho sẽ giúp khách hàng nhận biết và lưu trữ các thông tin giao dịch với công ty của bạn, đồng thời gia tăng sự nhận diện cho doanh nghiệp.